컴퓨터/자질구레 팁

엔드노트 사용법 - 참고문헌 정리 프로그램

adnoctum 2013. 2. 17. 00:32

   엔드노트(EndNote) 는 논문 작성 시 참고 문헌의 형식을 투고할 논문의 형식에 맞게 자동으로 맞추어 주는 프로그램이다. 아주 유용한 프로그램이고, 논문을 작성하는 경우 거의 필수로 사용해야 하는 프로그램이므로1 사용법을 잘 익혀 두어야 한다. 또한, EndNote X6 버전으로 올라 오면서 PDF 파일에서 논문 정보를 직접 추출하는 기능이 추가되었으므로 이 부분도 사용법을 살펴 볼 것이다. 또한, 종종 Microsoft Word 2010 이나 2007에 바로 EndNote 가 추가가 되지 않는 경우에 어떻게 해결하는지도 살펴 본다. 주로 생물학 분야를 위주로 살펴 본다. 버전이 바뀌면서 사용법이 다소 많이 바뀌는 특성 상 다른 버전의 경우 질문이 들어 오면 알아 보도록 한다. 


(난 Word 에 논문을 작성할 때만 EndNote 랑 연동해서 사용하는데, EndNote 자체가 Word 이외의 다른 문서 작성 프로그램과 연동이 되는지는 잘 모르겠다)


   가끔 library 가 망가지므로 작업을 했으면 항상 backup 본을 만들어 놓는다. [File] --> [Compressed Library] 를 선택해서 적당히 하면 된다. 그러면 나중에 다시 복구할 수 있다. 



  1. EndNote 개요 살펴 보기
  2. EndNote의 기본적인 사용법
    1. 참고 문헌 검색 및 직접 작성
    2. 참고 문헌 그룹 관리
    3. 원하는 저널 형식 설정: 미리보기와 워드 파일에 적용
    4. 참고 문헌 형식 재정의
    5. 엔드노트 내부에서 표현되는 정보 변경
  3. PDF 파일 직접 Import
  4. Word와의 상호 작용시 나타나는 문제
    1. EndNote 설치 후 바로 Word 에 나타나지 않을 때
    2. 삭제한 인용 논문이 계속 나타날 때



kaist 학생은 kaist 도서관 홈페이지 접속 후 왼쪽의 전자정보검색 --> 데이터베이스 --> E --> EndNote 를 따라 가면 EndNote 최신판을 받을 수 있으니 참고한다. 서울대도 도서관에서 volume license 로 받을 수 있다고 한 것 같으며, 각 대학마다 아마 구입하고 있을 것이므로 각자 알아 보도록 한다.  




A. EndNote 개요 살펴 보기


   논문을 작성할 때, 참고하는 논문을 인용할 경우 인용된 논문을 작성하는 논문의 말미에 꼭 적어 두어야 한다. 그런데 각 논문마다 인용된 논문을 적어 두는 방식이 다르다. 저자 이름/년도/저널 이름/볼륨/페이지/논문 제목을 각기 다른 순서로, 다른 형식으로 적게 된다. 저자 이름과 년도, 저널 이름 정도만 있는 경우부터 시작해서 년도와 논문 제목/볼륨/페이지 를 적는 등. 이 형식을 투고할 논문의 도움말을 찾아서 일일이 그 형식에 맞추려 한다면 매우 번거롭게 된다. 특히 생물학처럼 참고 논문의 수가 많은 경우 특히 더 힘들다. 이럴 때, 각 논문의 참고문헌 형식에 맞게끔 미리 작성해 놓은 "스타일"이란 파일을 EndNote에서 찾은 후 그 스타일을 적용하면 워드에 작성되어 있던 인용 논문들이 자동으로 그 스타일에 맞게끔 바뀌게 된다. 1번과 2번 인용 논문 사이에 다른 인용 논문을 집어 넣게 되면 당연히 2번이 3번으로 자동으로 바뀌는 등, 이런 것들을 전혀 사용자가 신경 쓸 필요 없이 자동으로 해준다. 또한 원하는 인용 형식이 없을 경우 자신만의 인용 형식도 만들 수 있다. 나는 석사 논문과 박사 논문의 참고 문헌을 내가 직접 만들어서 사용했다. 


   EndNote 에는 저장의 개념이 희미하다. 일정한 작업이 끝나면 사용자가 저장하지 않아도 거의 자동으로 저장되게 된다. 즉, 참고 문헌을 검색해서 추가하게 되면 자동으로 *.enl 파일이 새로 저장된다. 대신, 참고 문헌의 정보 - 저자라던가 년도 등 - 을 바꾸면 Control + S 의 단축키를 통해 저장해 주어야 한다. 



B. EndNote 의 기본적인 사용법


1. 참고 문헌 검색 및 직접 작성


   인용할 논문을 검색하여 EndNote에 집어 넣거나, 아니면 검색이 안되어 직접 인용 논문 정보를 작성하는 방법을 살펴 보자. 생물학 관련 분야의 경우 생물학/의학 관련 논문의 초록 정보를 모두 모아 두는 데이터베이스인 Pubmed 에 접속하여 논문 정보를 검색할 수 있다. 다음과 같다. 









엔드노트 X6 버전의 경우 위처럼 3 개의 기본적인 방법으로 데이터베이스 검색을 할 수 있다. 하위 버전의 경우 지구본 위의 돋보기가 있는 아이콘을 통해서 할 수 있다. 위 표시한 것 중 어느 것 하나를 선택하면 다음과 같은 상자가 나타난다. 







우리는 pubmed 를 검색할 것이므로 위와 같이 하고 Choose 를 누른다. 책이나 다른 분야의 논문은 pubmed를 검색해서 나오지 않을 수 있으므로 ISI 를 선택하거나 미국회도서관 등을 선택해야 하므로 주의한다. 위에서 선택을 누르면 다음과 같은 검색 창이 나온다. 




주의할 것은 위에서 표시한 "Search Remote Library" 를 꼭 선택해야 한다는 것이다. 작업을 하다 보면 "Search retrieved references" 가 선택될 수 있는데, 이것은 이미 가져 온 검색 결과 내부에서 다시 검색하는 것이므로 원하는 결과가 안 나올 수 있고, 위처럼 remote library 를 선택해 놓아야 원하는 데이터베이스에서 검색을 하는 것이다. 

 또한, 가만 보면 "All Fields" 를 선택하고 위처럼 원하는 검색어를 넣는 것 같은데, 그것은 부정확한 방법이다. 위처럼 하면 검색 결과가 2만개가 넘개 나온다. 일반적으로, 검색 결과가 몇 개인지에 대한 숫자만 받은 후 사용자의 입력에 따라 결과를 가져올지 말지를 결정하는데, 따라서, "2만개" 가 나왔다는 결과는 바로 와도 그 2만개를 직접 가져오는 것은 매우 오래 걸린다. 또한, 논문 제목을 한 칸에 다 써버리면 검색이 되지 않을 수 있다. 구글처럼 대충 넣어도 해주는 것은 상당히 진보된 기술이고 EndNote는 그렇게 검색되지 않는다. 따라서, 다음처럼 구체적으로 검색 조건을 적시해 준다. 




위처럼 제목에 들어가는 검색어, 년도, 처음 페이지 를 넣으면 검색 결과가 매우 적게 나온다. 년도/페이지 번호, 그리고 제목에 들어가는 특별한 검색어를 조합하면 검색도 잘 되고 결과도 잘 나오는 것 같다. 제목에 있는 단어 중 "The" 이런 것은 당연히 좋지 않고, 특별한, 예를 들면 "anoikis"와 같이 흔치 않은 단어를 사용하는 것이 좋겠지, 당연히. 그리고, 아무리 해도 검색이 되지 않으면 구글에서 "[논문제목] pubmed" 으로 검색하면 pubmed 에서 [논문 제목]으로 검색한 것이 바로 나오므로 그 곳으로 간 후 논문의 PMID를 찾는다. 그 PMID 를 위의 창에 있는 Title 대신 선택하고 그 값을 적어 넣으면 결과를 얻을 수 있다. 


   만약 위처럼 검색해도 잘 나오지 않는다면 아예 직접 작성한다. 다음과 같다. 




위처럼 New Reference 버튼을 클릭하면 다음과 같이 인용 논문 혹은 도서의 정보를 직접 집어 넣을 수 있는 창이 나타난다. 사실 이 창은 각 참고 논문을 더블 클릭하면 나타나는 창이기도 하다. 




Reference Type 이 현재 Journal Article 로 되어 있어서 위와 같은 형식이 나온 것이다. 이 곳에 저자, 년도 등의 정보를 적당하게 넣으면 된다. 만약 책이나 Conference Proceeding 같은 것이면 Reference Type 을 그것에 맞게 바꾸면 그에 맞는 정보를 넣을 수 있게 나오므로 그렇게 하도록 한다. 다 작성 후 Ctrl + S 의 단축키를 눌러서 저장을 하면 된다. 





2. 참고 문헌 그룹 관리


   참고 문헌을 사용자가 여러 그룹으로 관리를 할 수 있다. 탐색기에 폴더를 정리하는 것처럼 계층적으로 할 수도 있고 특정 키워드를 이용해서 수평적으로 할 수도 있는데, 이 글에선 계층적으로 관리하는 방법을 살펴 본다. 우선 다음 그림을 보자. 





위처럼 최상위층이 group set 이고, 그 하위에 group 을 만들 수 있다. 의미적으로 보자면 endnote library file --> group set --> group 으로 계층이 구성된다고 보면 된다. library 를 처음 만들면 My groups 이라는 group set 만 존재하니까 적당히 바꾸어 주면 된다. 위처럼 group set 혹은 group 을 만들기 위해서는 





위처럼 오른쪽 클릭을 하면 나오는 메뉴 중 적당한 것을 선택하면 된다. 특정 참고 문헌을 원하는 group 에 추가하기 위해서는 참고 문헌을 오른쪽 클릭한 후




위와 같은 경로를 따라 가면 된다. 혹은 마우스로 끌어 놓아도 된다. 





3. 원하는 저널 형식 설정: 미리보기와 워드 파일에 적용


   참고문헌 형식을 실제 워드 파일에 적용하기 전, 다음과 같이 미리 보기를 할 수 있다. 





위처럼 투고 논문으로 Cancer Letters 를 선택하면 아래의 Preview 에 Cancer Letters 에 맞게끔 참고 문헌 형식이 표시된다. 만약 투고 논문으로 Nature 를 하면 같은 참고 문헌에 대해 Preview 가 다음과 같이 바뀐다. 





이제 워드 문서에 집어 넣는 방법을 살펴 보자. 일단 워드 문서에 논문을 작성한다. 인용문을 집어 넣을 위치에 캐럿(커서, 깜빡깜빡 거리면서 글을 쓰는 곳에 나타나는 것)을 위치시킨다. 


위처럼 캐럿을 놓고, 이제 엔드 노트로 가서 





위에 표시된 아이콘을 누른다. 이 때, 아래쪽에는 위에 검은색으로 된 논문이 선택되어 있어야 그 논문이 워드 문서에 삽입 된다. 




이 때, 약간 혼동스러운 것은, Preview에서 선택한 투고 논문과 워드 문서에 표시될 때 사용되는 인용문의 형식은 다르다는 것이다. 즉, Preview 에 Nature로 해 놓았다고 해서 워드 문서에 Nature 로 나오는 것이 아니다. 이것은 Format Bibliography 항목으로 선택한 논문이 사용되는 것이다. 



 



위처럼 Format Bibliography 를 선택하면 다음과 같은 대화 상자가 나타난다. 





위에서 나타난 대화 상자에서 바로 투고할 논문 형식으로 Output style 을 설정해 주어야 하는 것이다. 이것은 또한, 투고할 논문을 바꿀 경우에도 위처럼 해서 다른 논문으로 바꾸어 주면 된다는 것을 의미한다. 또한 위 대화상자에서 Layout 탭을 통해 줄간격 이나 단락 앞뒤에 추가 할 공백의 크기를 조절할 수 있으니 참고한다. 




4. 참고 문헌 형식 재정의


   저자 표시 방식, 인용 논문의 정보를 출력하는 순서, 볼드체로 할 항목 등을 전부 재정의 할 수 있다. 우선, 자신이 사용할 스타일과 적당히 비슷한 기존 스타일을 찾은 후 그 파일을 복사한다. style file 은 참고 문헌 형식을 정의해 놓은 파일로, 각 스타일 파일에 정의된 방식에 따라 참고 문헌의 표시 형식이 결정되는 것이다. 스타일 파일은 엔드노트 설치 경로의 Styles 폴더에 있다. 




위와 같이 Style 파일이 있는 경로로 가서, 자신이 사용할 형식과 비슷한 형식의 스타일 파일을 복사한다. 그 후 다시 엔드노트로 가서 스타일 메니저를 연다. 





그러면 자신이 방금 복사한 파일이 있는 것을 알 수 있다.





위에서 가장 왼쪽의 네모에 check 가 표시된 항목만이 엔드노트 메인 화면의 output style 에 나오는 것인데, 여하튼, 자신이 수정할 것을 선택한 후 Edit 을 누르면 




위와 같이 여러 형식을 바꿀 수 있는 대화 상자가 뜬다. 항목이 상당히 많으나 읽어 보면 직관적으로 무엇인지 알 수 있기 때문에 그 세세한 내용을 이 곳에 적지는 않는다. 





5. 엔드노트 내부에서 표현되는 정보 변경


   논문 정보를 한 눈에 보기 위해서는 어떤 정보를 화면에 표시할 것인지를 사용자가 정할 수 있다. 다음을 보자. 





위에는 읽었는지를 표시하는 가장 첫 열의 회색 동그라미, pdf 파일이 첨부되었는지를 표시하는 클립 모양의 두 번째 열, 년도, 볼륨, 페이지, 저널 이름, 논문 제목, Research Notes 가 차례대로 표시되어 있다. 이것은 내가 원하는 형식으로 바꾼 것인데, 다음과 같이 할 수 있다. 메뉴에서 [Edit] --> [Preferences] (제일 아래에 있음) 을 선택하면, 




위와 같은 대화 상자가 나타나고, 여기서 Display Fields 를 선택해서 위와 같이 각 열에 나올 정보를 지정할 수 있다. 열에 아무것도 안 나오게 하려면 [Do not display] 를 선택한다. 콤보 박스를 누르면 나오는 항목은 정렬이 되어 있지 않으니 직접 차례로 읽으면서 찾는다. 위에서 나는 Research Notes를 표시하게 했는데, 이것은 이렇다. 원래 인용 논문에는 Research Notes 라는 항목에 아무런 값도 들어 있지 않게 된다. 이 곳에 내가, 그 논문을 읽고 그 논문에 대해 기록하고 싶은 간단한 메모를 할 수 있다. 바로 그것을 표시하기 위해 해 놓은 것이다. 다음과 같다. 






수정할 논문을 더블 클릭하면, 





위와 같이 논문의 정보를 수정할 수 있는데, 밑으로 쭉 내려가면 Research Notes 라는 항목이 나온다. 이 곳에 위와 같이 뭔가를 적고 Control + S 로 저장한 후 논문 정보 창을 닫으면 다음과 같이 수정된 것을 볼 수 있다. (EndNote 프로그램을 닫지 말고, 논문 정보 창을 닫는다. 엔드 노트 프로그램 창의 가장 오른쪽 위의 X 표시 중 아래에 있는 것을 누르면 된다)





 위처럼 Research Notes 에 적은 것이 나타난 것을 볼 수 있다. 이런 식으로 여러 field 를 사용할 수 있으므로 적당히 사용한다. 


 


C. PDF 파일 직접 Import


   자신의 컴퓨터에 다운로드 받아 놓은 논문 pdf 파일을 import 시키면 endnote 는 pdf 파일 내부를 살펴 보고 논문의 정보를 알아 내려 시도를 한다. 다음과 같이 한다. 메뉴에서 [File] --> [Import] --> [Files...] 를 선택하면, 





위와 같은 대화 상자가 나온다. import option 으로 PDF 를 선택하고, Choose... 를 이용해 단일 PDF 파일을 선택한다. 중복 옵션도 될 수 있으면 중복항목은 버리는 것을 하면 되겠다. text translation 은 할 필요가 없을 것이다, 대부분 영어일테니까. PDF 파일을 선택하면 몇 번의 깜빡임 후, 




위처럼 파일 하나가 import 된 것을 볼 수 있다. 만약 위 상태에서 다른 파일을 import 하면 기존에 import 한 파일 정보는 사라진다. 따라서, 위처럼 import 한 파일의 정보를 다른 group 에 복사해 놓는다. 즉, 논문 항목을 오른쪽 클릭 후 




위처럼 reference 를 자신이 원하는 group 에 추가한다. 그러면 다른 file 을 import 해도 위 정보가 사라지지 않는다. 대신, 위처럼 다른 group 에 저장 후 imported references 에 나와 있는 것을 지우면 안된다. 여기에 나와 있는 것은 endnote 파일을 닫았다 열면 자동으로 없어진다. 만약 imported references 에 나와 있는 것을 그 상태에서 지우면 위에서 추가한 group 에서도 지워지므로 그렇게 하지 않는다. 


   만약 여러 PDF 파일을 import 할 것이면 [File] --> [Import] --> [Folder...] 를 선택한다. 그러면 그 폴더, 혹은 옵션에 따라 그 폴더의 모든 하위 폴더에 있는, PDF 파일들의 import 가 시작된다. 이 때, pdf 를 import 할 때는 인터넷 연결이 가능해야 한다. 왜냐 하면, PDF 파일 내에서 저자/년도/논문 제목을 알아 오는 것이 아니라, doi 나 몇 가지 정보를 이용해서 다른 데이터베이스에 접속 후 논문 초록 정보를 받아 오는 것이기 때문이다. 


   또한, import 한 PDF 파일에서 정보를 뽑아 오지 못하면 아무런 정보도 없게 되는데, 그러면 사용자가 그 내용을 직접 채워 넣어 줄 수밖에 없다. B. EndNote 의 기본적인 사용법의 1. 참고 문헌 검색 및 직접 작성 부분을 참고한다. 이 때, 모든 정보를 직접 집어 넣는 것은 좀 번거로운데 경우에 따라서 다음과 같이 해도 된다. 일단, 



위처럼 년도, 저자, 논문 제목만 입력한다. 그 후 Control + S 로 저장을 한다. 그러면 저자 이름이 붉은색에서 검은색으로 변할 것이다. 그 후 다시 논문 항목을 오른쪽 클릭 후, 






위와 같이 [Find Reference Updates...] 를 선택한다. 그러면 






경우에 따라 위와 같이 새로운 정보를 찾을 수 있다. 잘 찾아진 경우 [Update All Files]를 선택 후 Save Updates를 누르면 된다. 적당히 실험해 본 결과 Find Reference Update 는 제1저자 이름, 논문 제목, 년도 만을 정보로 사용하는 듯 싶다. 따라서 이 셋만 적어 준 후 Find Reference Update 를 하면 된다. 이 때, pdf 에서 제목을 복사하여 endnote 에 붙여 넣으면 줄바꿈이 강제로 될 수 있는데 이것이 있으면 검색이 잘 안 된다. 이 부분도 신경을 써준다. 제1저자 이름이 한 글자만 틀려도 안되므로 정확히 입력해 준다. 


   PDF 를 import 하면 pdf 파일 자체가 library 폴더에 복사가 된다. 즉, cancer.enl 파일을 만들면 cancer.Data 폴더의 PDF 파일에 저장이 된다. 따라서 자신의 컴퓨터에 있는, import 했던 PDF 파일을 지워도 되긴 한다. 만약 그 PDF 파일을 열고 싶으면 EndNote 에서 열면 된다. 




D. Word와의 상호 작용시 나타나는 문제


1. EndNote 설치 후 바로 Word 에 나타나지 않을 때


   자주 나타나는 문제인데, 요는 몇 가지 파일을 특정 폴더에 복사하는 것이다. 구글에 no endnote tab in word 2010 로 검색한다. 



2. 삭제한 인용 논문이 계속 나타날 때


   가끔 인용문이 계속 추가되서 나오는 것 같은 문제가 있다. 분명 library 파일에는 없는데, 하나를 추가하면 전에 추가했던 것들이 계속 나타나곤 한다. 이럴 땐 field code 를 아예 지워버린 후 다시 넣으면 되는데, 다음과 같다. 





위처럼 이상한 부분이 나오는 영역을 선택하고 오른쪽 클릭을 하면 나오는 메뉴에는 Toggle Field Codes 가 있다. 이 부분을 선택하면 



위처럼 필드 코드가 나온다. 위는 문제가 없는 경우이고, 문제가 있는 경우 보통 저 필드 코드가 이상할 것이다. 추가하지 않은 논문의 내용에 해당하는 필드 코드가 있으면 필드 코드를 지워 준다. 그리고 다시 필드 코드를 토글하면 문제가 해결될 수 있다. 






가장 마지막 문제의 경우, endnote 는 word 의 smart tag 를 이용하다 뭔가 꼬여서 생긴 문제인 듯 싶다. 즉, EndNote 는 MS-Word 의 smart tag를 아주 잘 사용한 프로그램인 것이다. 첫 번째 문제의 경우, 아주 예전부터 나오던 문제라 내용을 쓰려니... 급 귀찮아져서 검색어만 집어 넣는다. 해결법이 여기저기 아주 많고, 간단하다. 


web endnote 와 sync 를 할 수도 있기는 한데, 난, 계층이 한 개 밖에 안되서 쓰지 않는다. 즉, group set --> group 의 두 계층이 되는데 web endnote 는 그게 전부 한 단계로 된다. 만약 sync 를 끄고 싶으면 [Edit] --> [Preferences...] 를 선택해서 [Sync] 탭에서 적당히 꺼준다. 


1농담반진담반으로, 논문 투고가 거절당하여 다른 논문에 투고시 참고문헌형식을 바꿔야 하는데, 이럴 때 특히 편하다. ㅋㅋㅋ

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